En SASU ou en EURL à l'IS, une dépense est déductible si elle est engagée dans l'intérêt de la société, justifiée par une facture ou une pièce, réellement payée et non excessive. Cela couvre notamment le matériel informatique, les logiciels, la formation, les déplacements, les repas d'affaires, la part du domicile utilisée comme bureau, les assurances et les honoraires de l'expert-comptable. Une dépense personnelle prise en charge par la société est réintégrée au résultat et peut être requalifiée en rémunération.
- Quatre conditions : intérêt de la société, justificatif, dépense réelle, montant non excessif.
- Matériel de moins de 500 € HT : déductible immédiatement ; au-delà, amorti.
- Les frais avancés personnellement se remboursent par note de frais.
- TVA non récupérable sur l'achat d'une voiture de tourisme ou l'hébergement du dirigeant.
- Conservez tous les justificatifs : ils fondent la déduction en cas de contrôle.
Les quatre conditions d'une dépense déductible
- Intérêt de l'entreprise : la dépense sert l'activité, pas votre vie privée.
- Justificatif : facture au nom de la société, ou ticket accompagné du motif pour les petites dépenses.
- Dépense effective : elle est payée ou certaine dans son principe et son montant.
- Montant raisonnable : une dépense manifestement excessive peut être remise en cause.
Ces règles s'appliquent à la SASU comme à l'EURL. Elles réduisent le bénéfice soumis à l'impôt sur les sociétés et, pour la TVA, permettent souvent de récupérer la taxe payée.
La liste par type de dépense
| Dépense | Déductible ? | Points d'attention |
|---|---|---|
| Ordinateur, écran, téléphone | Oui | Charge immédiate jusqu'à 500 € HT par élément, sinon amortissement |
| Logiciels, abonnements SaaS | Oui | Facture au nom de la société |
| Forfait mobile et internet | Oui, part professionnelle | Prorata si usage mixte |
| Formation, certifications, livres | Oui | En lien avec l'activité exercée ou envisagée |
| Train, avion, taxi, hôtel | Oui | Motif professionnel ; TVA non récupérable sur l'hébergement du dirigeant |
| Repas d'affaires avec un client | Oui | Noter les participants et l'objet |
| Repas seul lors d'un déplacement | Oui | Déplacement réel, montant raisonnable |
| Bureau à domicile | Oui, sous conditions | Convention avec la société, prorata de surface : à vérifier avec votre expert-comptable |
| Coworking | Oui | Facture au nom de la société |
| Expert-comptable, avocat, RC Pro | Oui | Charges courantes |
| Véhicule personnel | Oui, via indemnités kilométriques | Relevé de déplacements obligatoire |
Ce qui n'est pas déductible
- Les dépenses personnelles : courses, loisirs, vacances, vêtements de ville.
- Les amendes et pénalités, y compris les contraventions routières.
- La part privée d'une dépense mixte (téléphone, internet, logement).
- Les dépenses sans justificatif ou au profit d'un tiers sans lien avec l'activité.
La TVA sur vos dépenses
Si votre société facture la TVA, elle récupère en principe la TVA payée sur ses achats professionnels. Exceptions courantes : l'achat d'une voiture de tourisme, l'hébergement du dirigeant, et une partie de la TVA sur le carburant d'une voiture particulière (80 % récupérables pour l'essence et le gazole). Le mécanisme est expliqué dans la TVA du freelance.
Justificatifs : la base de tout
Les pièces comptables se conservent dix ans. Classez-les au fil de l'eau plutôt qu'en fin d'année. Avec Freenside, les justificatifs que vous photographiez ou recevez sont lus automatiquement et rapprochés de la banque synchronisée ; votre comptable dédié vous signale ceux qui manquent. Pour l'impact de vos frais sur ce qu'il vous reste, testez le simulateur de TJM.
Questions fréquentes
Peut-on déduire son loyer quand on travaille de chez soi ?
Une partie, sous conditions : la société peut prendre en charge la quote-part du logement utilisée pour l'activité, via une convention et un prorata de surface. Les modalités sont à valider avec votre expert-comptable.
Un ordinateur à 1 500 € est-il déductible d'un coup ?
Non. Au-delà de 500 € HT, le matériel est en principe amorti, en général sur trois ans pour un ordinateur, sauf dispositif particulier.
Les repas du midi sont-ils déductibles pour un freelance en mission ?
Les repas d'affaires et les repas pris lors d'un déplacement professionnel le sont. Le déjeuner quotidien sur un lieu de mission habituel l'est beaucoup moins facilement : à vérifier avec votre expert-comptable.
Combien de temps garder ses justificatifs ?
Dix ans pour les pièces comptables. L'administration fiscale peut en principe contrôler les trois derniers exercices, sauf cas particuliers.
Ce guide donne des repères généraux selon les règles en vigueur à sa date de mise à jour. Il ne remplace pas un conseil adapté à votre situation : votre expert-comptable valide avec vous chaque choix.
Une équipe d'experts répond à votre situation.
Expert-comptable, fiscaliste, avocats, assureurs : on regarde votre TJM, votre statut et vos objectifs, et on vous dit concrètement quoi faire. 30 minutes, sans engagement.
Pas une IA : des experts humains, spécialisés freelances, qui vous répondent.
Comment la société vous rembourse
Le plus simple est de payer directement avec la carte de la société. Si vous avancez une dépense, la société vous rembourse par note de frais, sur présentation du justificatif. Ce remboursement n'est ni un salaire ni un dividende : il ne supporte ni cotisations ni impôt sur le revenu.
Pour votre voiture personnelle, le remboursement passe par les indemnités kilométriques, calculées selon le barème fiscal. Acheter une voiture via la société obéit à d'autres règles, détaillées dans la voiture de société du freelance.